Pour être rentable, le recrutement d’un assistant virtuel doit répondre aux besoins de l’entreprise. En tant que prestataire, celui-ci fait preuve d’efficacité et de sérieux dans la réalisation des tâches qui lui sont confiées. Des suivis réguliers s’imposent alors. Vu qu’il s’agit d’un travail à domicile, un ou plusieurs logiciels sont nécessaires pour une bonne collaboration.
Avec ces outils, les entrepreneurs peuvent désormais avoir un œil sur les missions de leur assistant virtuel même en étant en déplacement. Quels sont ces logiciels ? Quels sont les avantages qu’ils offrent.
Dropbox
Pour collaborer à distance avec votre assistant virtuel, il n’y a rien de mieux que Dropbox. Ce dernier vous donne la possibilité d’avoir accès à vos dossiers où que vous soyez. Avec votre autorisation, votre assistant peut en faire autant.
Le principal avantage de l’utilisation du Dropbox est la possibilité de partager des documents à distance avec ses collaborateurs, y compris l’assistant virtuel. Les interactions nécessitent une bonne connexion et un PC, une tablette ou même un Smartphone.
Grâce à Dropbox, vous profitez d’un espace de stockage accessible partout. Les données qui devront être exploitées par votre assistant virtuel sont rassemblées en un seul lieu. Très pratique, cela vous permet un considérable gain de temps.
Il s’agit d’un logiciel gratuit en version classique. Cependant, pour plus de fonctionnalités, vous pouvez payer 10 €/mois/ordinateur afin d’obtenir la version Pro.
Slack
Slack est une solution de communication collaborative prisée par bien des professionnels. Il vous permet de communiquer en temps réel avec vos collaborateurs. Il en est de même pour vos échanges avec votre assistant virtuel. Grâce à sa fonction tchat, vous pouvez discuter directement, peu importe la distance qui vous sépare.
Slack donne à tous les entrepreneurs l’opportunité de suivre l’avancement des tâches, des projets en un seul lieu. En quelques clics, vous envoyez des documents à votre assistant virtuel. Différents formats de médias sont pris en compte sur la plateforme (photos, documents textes, vidéos, audio, etc.). En cas de besoin, vous pouvez créer un groupe de discussion pour lier votre assistant virtuel avec vos autres collaborateurs.
Grâce à un moteur de recherche particulièrement fiable, vous pouvez retrouver des discussions, même les plus lointaines, en très peu de temps.
C’est un outil disponible gratuitement. Pourtant, avec une mensualité de 6,25 €/par poste, vous aurez une version Pro qui offre plus de fonctionnalités.
Teamviewer
Le must avec Teamviewer, c’est qu’il permet de manipuler un ou plusieurs ordinateurs à distance. Et cela même si le poste est éteint grâce à la fonctionnalité Wake-on-LAN. Pour utiliser ce logiciel, il faut l’installer sur toutes les machines concernées.
Vous pouvez profiter du logiciel Teamviewer pour collaborer avec votre assistant virtuel. Il est même possible de faire une impression à distance en activant la fonction Remote Printing. Avec cet outil de collaboration révolutionnaire, c’est comme si votre assistant virtuel travaille dans le même local que vous.
Sachez que Teamviewer peut connecter jusqu’à 25 utilisateurs. Vous pouvez ainsi compter votre assistant virtuel parmi vos employés pendant un certain temps.
Le logiciel Teamviewer est accessible gratuitement s’il s’agit d’un usage privé. Par contre, la version Pro est à 579 €. Elle vous permet de bénéficier de bien d’autres fonctionnalités supplémentaires.
Skype
Skype est un logiciel de référence en termes de vidéoconférence. Vous pouvez l’utiliser pour communiquer instantanément avec votre assistant virtuel, peu importe le pays où il se trouve. Toutes les communications sont gratuites sur Skype. Il vous suffit que les interlocuteurs aient un poste et une bonne connexion internet.
Skype dispose d’une interface simplifiée et facile à utiliser. Vous pouvez converser directement avec votre assistant virtuel en passant un appel vidéo. Il permet même de faire un appel vidéo de groupe en cas de besoin.
Lors d’une vidéoconférence, vous pouvez réunir jusqu’à 250 participants avec une version Pro de Skype. Il vous revient alors d’accorder à vos collaborateurs l’autorisation pour y faire part. Vous êtes, à ce moment, en mesure de définir leurs droits : prise de parole, simples auditeurs, etc. Sachez que cette version est proposée à 4,60 €/mois/poste.
Wrike
Wrike est un outil de gestion de projet qu’on peut qualifier de complet. Vous pouvez l’utiliser pour mieux gérer vos interactions avec votre assistant virtuel. Il permet de nombreuses tâches comme :
· La gestion de temps ;
· La planification globale du projet ;
· La chronologie interactive, etc.
En utilisant Wrike, vous bénéficiez de plusieurs outils de communication en temps réel. On parle ici des discussions en direct et du balisage. Sur votre tableau de bord, vous pouvez garder un œil sur ce que font vos collaborateurs. C’est ce qui fait de cet outil une excellente alternative pour mieux travailler avec votre assistant virtuel.
Wrike est gratuit avec des fonctions basiques telles que la gestion des tâches, partage de fichiers… sans oublier le stockage Cloud à hauteur de 2GB.
Les versions Pro sont à 9,80 $ et 24,80 $/utilisateur/mois. Elles proposent plusieurs options comme le partage des tableaux de bord, le nombre illimité d’utilisateurs, un espace de 5 à 50 GB ainsi de 15 GB de téléchargement de fichiers vidéos par mois.
Il y a aussi la version Marketers qui est à 34,60 $/utilisateur/mois qui permet de gérer jusqu’à 200 postes. Elle offre un espace de stockage Cloud de 5GB et 15GB de téléchargement vidéo. Pour la version Entreprise, vous devez entrer en contact avec la plateforme pour en connaître le prix.
Trello
Trello est un des outils les plus utilisés par les professionnels pour la gestion de leur activité. Référence en termes de solution de collaboration, il permet de créer des étapes pour chaque tâche et en suivre l’évolution. Vous pouvez vous en servir pour interagir avec votre assistant virtuel, peu importe l’endroit où il se trouve.
À distance, vous créez des tableaux pour chacune des tâches de votre assistant virtuel. Sachez que, sur Trello, une tâche correspond à une carte. Vous pouvez également les classer par jour et par mois.
Ensuite, vous les rangez selon leur progression. Le must avec cet outil collaboratif, c’est qu’une carte peut contenir des photos, des liens, des fichiers, des commentaires, etc. À l’aide des étiquettes de couleurs, vous informez à votre assistant virtuel l’importance d’une tâche.
Any.do
Any.do est un outil collaboratif qui fonctionne à peu près comme Trello. En effet, c’est une application qui permet de mieux gérer les tâches quotidiennes. Son principal objectif est de vous rappeler chaque mission selon son importance.
Any.do se démarque par son utilisation simple. Vous pouvez administrer l’ensemble des missions de vos collaborateurs, y compris votre assistant virtuel, dans une seule interface. Chaque projet est subdivisé en plusieurs tâches et sous-tâches. Chaque intervenant les complète selon son attribution et y fait des commentaires si besoin est.
Avec Any.do, les utilisateurs peuvent attacher à leurs tâches des fichiers audio, des vidéos, des fichiers PDF, des images, etc.
Twist
Twist est une solution collaborative mise à la disposition des professionnels souhaitant optimiser leurs temps. Il vous permet de mettre en place une équipe pour un projet défini. Vous pouvez alors l’utiliser pour travailler efficacement avec votre assistant virtuel.
Twist dispose d’une interface intuitive et facile à manipuler. Les échanges sur cet outil de communication à distance sont regroupés par sujet afin de mieux les hiérarchiser. Seules les personnes concernées reçoivent les notifications de la discussion. Cette fonctionnalité rend la communication plus structurée et plus calme.
Si cette application est susceptible de vous intéresser, sachez qu’elle existe en version gratuite. Pour passer en version Pro, vous devez débourser à partir de 5 $/mois.
Evernote
En tant que meilleure application de prise de notes, Evernote peut vous aider à améliorer votre collaboration avec votre assistant virtuel. On peut dire qu’il est incontournable pour la gestion des tâches que devez déléguer à ce dernier. Pour ce faire, vous avez à établir des listes de tâches et les classer selon leur importance.
Evernote permet de stocker d’autres types de fichiers tels que des audio et des images qui sont disponibles à n’importe quel moment. Ce qui démarque cette application, c’est qu’il est utilisable même en étant hors connexion.
Beesy.me
Beesy.me est un outil connu pour sa simplicité et son efficacité. En tant que logiciel de gestion des tâches, il vous permet de mieux collaborer avec votre assistant virtuel. Grâce à Beesy.me, vous pouvez analyser de manière automatique toutes les données obtenues et les partager à votre équipe.
Nombreux sont les avantages de l’utilisation de Beesy.me, à savoir :
· Accès à toutes les informations liées au projet pour les participants ;
· Compte-rendu automatique des réunions ;
· Suivi de l’évolution du projet ;
· Pilotage de chaque participant du projet.
Beesy.me est accessible gratuitement en mode essai. Pourtant, la version payant nécessite un abonnement à partir de 11,24 $/mois.
Pour conclure, ce sont tous des logiciels de gestion d’activités qui peuvent optimiser votre collaboration avec un assistant virtuel. Ils vous permettent de suivre en temps réel la qualité et l’évolution de ses prestations. N’hésitez pas à les utiliser pour déterminer les tâches à prioriser. Ils sont souvent disponibles en mode gratuit, qui est à essayer avant de vous basculer vers un mode payant.