Recruter un assistant virtuel est indispensable pour tout entrepreneur qui se sent débordé par ses tâches quotidiennes. Ce collaborateur à distance se charge de celles qui sont chronophages, mais importantes au fonctionnement de l’entreprise. Comment faire alors pour trouver un bon assistant virtuel.
Pour ce faire, nombreux points sont à voir de près : la délimitation des tâches à déléguer, les étapes de recrutements, les canaux à utiliser pour le recrutement, etc. Focus sur le sujet.
Dresser la liste des tâches à déléguer
Avant de passer au recrutement de votre futur assistant virtuel, il est important d’avoir quelques idées sur les tâches que vous allez lui déléguer. Cela vous permet de cadrer vos recherches et vous fait gagner du temps. Voici une liste non exhaustive des attributions que vous pouvez confier à un assistant virtuel :
Des tâches administratives
La mission à déléguer à un assistant virtuel en premier lieu est la gestion de votre agenda. Il est à noter que trouver une plage horaire libre dans son calendrier peut prendre environ 15 minutes, voire plus. Voilà pourquoi, nous vous recommandons de faire appel à un assistant virtuel. Ce dernier se charge de l’organisation de vos réunions et de l’envoi des invitations.
Vous pouvez également déléguer à un assistant virtuel la gestion de vos mails. Celui-ci trie ces derniers selon leur importance et leur urgence, avant de les répondre.
Un assistant virtuel connaît le métier de gestionnaire de stocks. C’est la raison pour laquelle vous pouvez lui confier l’administration de votre magasin, le traitement des commandes et des livraisons, etc.
La saisie des données figure également parmi les attributions d’un assistant virtuel. Même à distance, il est en mesure de vous assister dans la tenue de vos livres comptables. Il peut même aller jusqu’au recouvrement de vos dettes.
Des tâches marketing
Un assistant virtuel peut s’occuper de votre service client. Il dispose du savoir-faire nécessaire pour prendre en main vos prospects et vos clients tout en restant attentif à leurs exigences. Il s’insurge également des tâches de prospection.
Confier à un assistant virtuel la recherche des produits vous fera gagner du temps. Si vous êtes dans la télévente, celui-ci saura trouver de nouvelles opportunités.
Pour votre Webmarketing, sachez qu’un assistant virtuel est capable de mettre en place votre stratégie de contenu. Grâce à son savoir-faire, il crée les contenus les mieux adaptés à votre objectif. Il peut être également un spécialiste de la conception graphique. N’hésitez pas à lui déléguer la planification de vos contenus.
En tant que collaborateur polyvalent, votre futur assistant virtuel s’occupe de votre présence sur les réseaux sociaux. En effet, il rédige les posts et les publicités pour mettre avant votre marque. Ses prestations vous permettent une considérable économie et un gain en efficacité.
Des tâches SEO
La majorité des assistants virtuels présents sur le marché du travail sont des spécialistes du SEO. Grâce à son expertise, un assistant à distance peut réaliser les missions suivantes :
Les tâches d’un assistant virtuel dans le lancement de votre campagne SEO virtuel commencent par l’étude de la concurrence. Ensuite vient la recherche des mots-clés. Il peut s’occuper partiellement ou entièrement de votre stratégie SEO.
Un assistant virtuel est à même de mener à bien l’optimisation on-page de votre site. Ce dernier aura ainsi plus de chance d’avoir une excellente réactivité sur les moteurs de recherche. Il est à noter que cette pratique concerne :
· Le maillage interne ;
· L’optimisation du temps de chargement de vos pages ;
· La qualité des contenus ;
· La compatibilité sur les mobiles.
Selon vos exigences, vous pouvez lui confier même les suivis nécessaires. Il y apporte ensuite les améliorations si besoin est.
Un assistant est souvent un bon connaisseur du linkbuilding. En tenant compte des diverses mises à jour au niveau des exigences de Google, il établit la stratégie idéale pour obtenir des backlinks qualifiés. Vous pouvez exiger à votre assistant virtuel un rapport mensuel sur l’évolution du positionnement de votre site.
La connaissance de ces tâches qui peuvent être déléguées à un assistant virtuel vous permet de concevoir un cahier de charges. De plus, vous avez une idée sur les clauses du contrat que vous allez proposer.
Passer l’annonce de recrutement
Pour trouver un bon assistant virtuel, la conception de l’annonce doit être minutieusement étudiée, depuis la rédaction jusqu’à sa publication. L’objectif est que l’offre touche les candidats disposant des qualités et des compétences que vous recherchez.
Rédaction de l’offre
Comme pour tous les autres types de métier, le recrutement d’un assistant virtuel doit passer par la rédaction de l’offre d’emploi. Il s’agit d’un point à ne pas sous-estimer si vous souhaitez dénicher un bon collaborateur. La qualité des candidatures dépend en grande partie du sérieux de votre annonce.
Les responsabilités liées au poste doivent être décrites clairement dans l’annonce de recrutement. Il en est de même pour le profil de l’assistant virtuel recherché. Cela permet aux personnes les plus adaptées de s’y identifier. Vous gagnerez alors du temps en réduisant le nombre de candidatures qui ne répondent pas à vos attentes.
Votre annonce doit être bien structurée pour permettre une lecture facile. Pour ce faire, des règles de base sont à respecter, à savoir :
· Un titre annonçant le poste à pourvoir.
· Ne pas faire une annonce trop longue : l’idéal est de la limiter à une page afin d’éviter que les candidats fassent une lecture diagonale.
· Utiliser des phrases simples et courtes.
· Privilégier les verbes d’action pour mieux aider le candidat à avoir une idée sur les tâches qui l’attendent.
· S’adresser directement au lecteur en utilisant la deuxième personne du pluriel.
· Éviter les répétitions.
· Soigner la mise en page pour attirer le maximum de postulants.
Avec une annonce bien rédigée, vous avez plus de chance de collecter des bonnes candidatures pour devenir votre assistant virtuel.
Publication de l’offre
Pour trouver un bon assistant virtuel, il faut choisir les canaux pour publier l’annonce. Vous pouvez, tout d’abord opter pour la presse écrite. C’est un média qui est utilisé par bon nombre de personnes. Nombreux choix de journaux s’offrent à vous.
Pour toucher encore plus de cibles, publiez votre annonce sur Internet. Nombreuses sont les plateformes qui se spécialisent dans la publication des offres d’emploi. Vous pouvez également vous servir des réseaux sociaux pour dénicher un bon assistant virtuel. En diffusant votre annonce notamment sur LinkedIn, vous optimisez votre chance de trouver un collaborateur qualifié.
Rechercher sur Internet
L’Internet est le meilleur moyen pour recruter un employé vu le nombre de postulants qui s’y connectent tous les jours.
Si vous avez décidé de ne pas publier une annonce, vous pouvez faire des recherches sur les sites d’emploi. Des millions d’experts en assistance virtuelle y proposent leurs services. Il vous reste alors de sélectionner les profils qui correspondent à vos exigences.
Les réseaux sociaux représentent aussi une excellente alternative pour se mettre en contact avec un bon assistant virtuel. Pourquoi ne pas en profiter ?
Poser les bonnes questions lors de l’entretien
Poser les bonnes questions pendant l’entretien d’embauche de votre futur assistant virtuel vous aide à trouver le bon candidat. Vous devez ainsi préparer largement à l’avance les questionnaires. N’hésitez pas à vous renseigner sur Internet pour savoir comment faire pour bien connaître un postulant. En voici quelques exemples :
· Parlez-moi de vous : l’idée est de voir comment le candidat s’identifie lui-même.
· Parlez-moi de vos expériences : le postulant doit savoir parler de ses expériences professionnelles, sans trop entrer dans les détails. Vous pouvez déduire de ses manières de s’exprimer sa faculté à résumer les faits.
· Que savez-vous sur notre entreprise ? Cette question vous aide à savoir le niveau de curiosité du candidat.
· Pourquoi voulez-vous ce travail d’assistant virtuel ? La réponse du candidat indique sa motivation pour le poste.
· Quels sont vos atouts qui vous différencient des autres candidats ? Le but est d’avoir quelques idées sur la confiance en soi du postulant.
· Quels sont vos points forts ? Il s’agit de connaître les qualités du candidat.
· Quelles sont vos faiblesses ? Cette question vous permet de mesurer son niveau de franchise.
· Aimez-vous le travail en équipe ? Si vous pensez que votre futur assistant virtuel sera amené à travailler en équipe, la réponse à cette question peut être décisive.
· Pourquoi êtes-vous au chômage en ce moment ? Avec cette question, vous pouvez savoir si le postulant a de l’ambition ou non.
· Pourquoi souhaitez-vous changer de travail ? C’est une question à poser à un candidat qui occupe déjà un poste. La réponse vous aide à connaître encore plus sur sa motivation.
· Quelles sont vos prétentions salariales ? La réponse est très importante, car il se peut que le postulant envisage une rémunération largement au-delà de votre budget. Pourtant, si celui-ci vous convient, vous pouvez passer aux négociations.
Pour conclure, le recrutement d’un assistant virtuel n’est pas à prendre à la légère même s’il s’agit souvent d’un travail temporaire. Ses compétences et ses qualités personnelles jouent un rôle important dans la réalisation des tâches que vous allez lui confier. Dénichez la perle rare en publiant une annonce minutieusement étudiée.
Grâce à des procédures de recrutement bien élaborées, vous optimisez votre chance de trouver le collaborateur idéal.