Qu’il s’agisse d’une entreprise individuelle, d’une PME ou d’une société de grande taille, la gestion des rendez-vous représente un enjeu non négligeable. En effet, c’est une tâche qui mérite une attention des plus minutieuses, car elle garantit la réussite de l’activité entrepreneuriale.
Pouvant devenir un véritable casse-tête et parfois chronophage, la gestion de la prise et le suivi des rendez-vous est souvent confiée à un ou des professionnels en interne ou en externe. Découvrez quelques solutions que vous pouvez mettre en œuvre dans votre entreprise, peu importe votre domaine d’activité.
Bien gérer vos rendez-vous
Une bonne gestion des rendez-vous se base avant tout sur la capacité à planifier les tâches à faire. Sachez que la mauvaise organisation de votre agenda peut vous faire perdre beaucoup de temps. Voici quelques conseils pratiques :
· Priorisez les heures pendant lesquelles vous êtes plus productif s’il s’agit d’un rendez-vous important. Le créneau entre 14 h et 15 h est vivement recommandé. Restez cependant flexible sur la négociation de l’heure du rendez-vous.
· Vous devez savoir comment limiter la durée de chaque entrevue. Précisons que le rendez-vous idéal ne dure pas plus de 40 minutes, car le cycle d’attention moyen d’un être humain est de 20 minutes. Un conseil : toujours aller à l’essentiel !
· La priorisation des rendez-vous est cruciale dans la gestion d’agenda. Il est recommandé de passer en priorité ceux qui affichent une importante valeur ajoutée.
· Évitez un agenda trop rigide. En plus clair, vous devez anticiper les imprévus et les urgences qui sont incontournables dans le quotidien d’une entreprise. Cependant, agissez en bon négociateur en cas d’ajournement d’un rendez-vous. Celui-ci ne doit pas être reporté plus de 3 fois.
· Si vous trouvez que le temps vous manque, n’hésitez pas à passer par le recrutement d’un(e) assistant(e). Cela vous fait profiter d’un gain en efficacité et de temps.
Utiliser un logiciel de prise de rendez-vous
La digitalisation figure parmi les solutions les plus efficaces pour gérer les rendez-vous. Nombreux sont les outils disponibles pour les entrepreneurs. En voici quelques exemples :
- Timify
Timify est un logiciel qui vous permet de renseigner vos clients de vos disponibilités. En quelques clics, ces derniers sont à même de fixer un rendez-vous en ligne. Le must avec ce logiciel, c’est qu’il améliore votre accessibilité grâce à sa fonctionnalité Facebook.
Entièrement gratuit, Timify offre tout ce dont une entreprise individuelle a besoin en termes de gestion de prise de rendez-vous. Cependant, n’hésitez pas à contracter son offre premium afin de bénéficier des options supplémentaires telles que le rappel automatique via mail.
- Reservio
On peut dire que Reservio est un des outils de gestion les plus prisés des professionnels dans le monde. À la fois pratique et simple à utiliser, il permet de regrouper tous les rendez-vous et même les événements au même endroit. Profitez d’une version gratuite à hauteur de 40 réservations. Au-delà de ce chiffre, vous avez le choix sur des forfaits à 8 € ou 30 €.
- PushRDV
Idéal pour tout type d’activité, PushRDV vous aide à gérer votre agenda de manière la plus simple. Personnalisable, il représente une excellente alternative pour garder un œil sur les prises de rendez-vous en ligne. Il est proposé à un prix allant de 19 à 89 €.
- Planyo
C’est un logiciel Saas de gestion d’agenda très complet. Répondant aux besoins des entreprises de toute taille, Planyo permet d’organiser dans le temps les rendez-vous. Il est disponible dans une
trentaine de langues.
Procéder au recrutement en externe
En choisissant le processus de recrutement en externe, vous profitez d’un large choix de candidatures. Nombreuses alternatives s’offrent à vous :
· Prendre un CDD
Pour gérer vos rendez-vous, vous pouvez embaucher un salarié en lui proposant un CDD. Notons que le recours à ce type de contrat nécessite une justification. Ce qui n’est pas le cas d’un CDI qui est la forme d’embauche par défaut dans l’Hexagone.
En recrutant en CDD, vous évitez le coût de licenciement. En effet, si les prestations de la nouvelle recrue ne vous conviennent pas, vous pouvez ne pas reconduire le contrat.
Il s’agit également d’une solution qui attire les entreprises grâce à sa flexibilité. Un renouvellement du contrat peut ne pas avoir lieu en cas de baisse d’activité.
· Prendre un stagiaire
Le premier avantage du recrutement d’un stagiaire, quelle que soit la mission, réside sur l’aspect financier. En effet, la rémunération de celui-ci est souvent modeste. Très à l’écoute de son encadreur et des autres collaborateurs, un tel employé représente une force de travail qualifiée de malléable.
Bien des jeunes diplômés recherchent un stage en matière de gestion de la prise et du suivi de rendez-vous sur Internet. En récupérant une personne ayant des compétences et un cursus solide, vous bénéficiez d’une main-d’œuvre de qualité.
· Prendre un intérim
Le recrutement d’un intérim pour gérer les prises et le suivi des rendez-vous répond à des besoins ponctuels de personnel. Il s’agit d’une solution qui présente des avantages autant administratifs que financiers.
Pour ce faire, vous pouvez passer par une agence d’intérim pour bénéficier d’un considérable gain de temps. Celui-ci va s’occuper de toutes les tâches liées au recrutement telles que :
- L’organisation de l’embauche
- La rédaction et publication des annonces
- Le classement des documents
- Le tri des CV
- La réalisation des entretiens, etc.
· Prendre un alternant
Quelle que soit la taille de l’entreprise, l’alternance est un outil de recrutement permettant de répondre à des besoins de mains-d’œuvre de qualité. Le recruteur pourra sélectionner un alternant suivant une formation conforme à ses attentes.
En ce qui concerne la gestion des rendez-vous, toute une liste de candidats à l’alternance est à votre disposition. Pour ce faire, vous pouvez soit passer par une agence de recrutement, soit faire des recherches sur Internet.
Opter pour l’assistance virtuelle
L’assistance virtuelle est désormais une des solutions privilégiées des entreprises pour gérer leurs prises et le suivi des rendez-vous. Plusieurs alternatives sont disponibles, dont le recrutement d’un freelance en France, à l’étranger ou passer par un standard d’accueil téléphonique.
· Prendre un assistant freelance en France
Vous vous sentez dépasser par la gestion de vos rendez-vous ? Recruter un assistant freelance vous aidera sûrement. Vous pouvez trouver facilement des assistants indépendants en France sur la Toile.
Nombreuses sont les raisons de passer par le recrutement de ce genre de travailleur pour ne citer que :
- La flexibilité
- La réduction des dépenses
- Une procédure de recrutement réduite
- L’abondance des postulants, etc.
En optant pour un assistant de gestion des rendez-vous freelance en France, vous vous offrez un employé à distance qualifié. Cela s’explique par la compétitivité dans le domaine du freelancing. De plus, le recours aux services d’un travailleur indépendant présente d’autres avantages comme la réactivité, la réduction voire l’absence des impositions…
· Recruter un assistant freelance à l’étranger
On parle ici de l’externalisation ou l’outsourcing des tâches comme la gestion des prises et suivi des rendez-vous. Tout d’abord, cette alternative va vous permettre un gain de temps considérable. Vous avez ainsi l’opportunité de mieux vous concentrer sur le cœur de votre activité.
Comme susmentionné, le recours aux services d’un travailleur en freelance se démarque par l’économie qu’il permet. Et c’est encore mieux si le recrutement se fait à l’étranger. En effet, les candidats œuvrant dans d’autres pays que la France affichent souvent des prétentions salariales largement inférieures à celles des Français. Pourtant, ils peuvent fournir un travail digne d’un professionnel.
· Passer par un standard d’accueil téléphonique
Les prestations d’un standard d’accueil téléphonique peuvent vous aider à mieux gérer vos rendez-vous. Ce professionnel reçoit les appels de vos clients et organise votre agenda. Il reste disponible la nuit, même les weekends et les jours fériés pour répondre à ces derniers.
Faire appel aux services d’une société offshore
Le meilleur moyen de bien gérer les rendez-vous est de faire appel aux services d’une société offshore. Cette dernière est en principe une filiale d’une société-mère, qui est implantée dans un pays étranger tel que Madagascar par exemple. Elle attire bon nombre d’entreprises œuvrant dans différents domaines pour la qualité de ses services et surtout pour le faible coût de ses prestations.
Une société d’outsourcing se met à votre disposition pour la réalisation de diverses missions :
· Gérer votre agenda en temps réel
· Faire le reporting des rendez-vous annulés, ajournés et bien sûr confirmés
· Notifier les clients par téléphone, par mail ou par SMS
· Assurer l’organisation des rendez-vous…
Passer par une société offshore vous donne plusieurs avantages comme un gain de temps considérable, la réduction du coût de production, la flexibilité, qualité de service, etc. En préférant cette solution, vous pouvez mieux vous concentrer sur la pérennisation de votre activité.