Quel que soit le domaine d’activité dans lequel vous exercez, vous avez toujours besoin d’aides extérieurs pour la réalisation de certaines tâches quotidienne. Mais, comment faire ? Avoir recours aux services d’une agence d’agence virtuelle est la meilleure solution pour vous permettre de mieux vous concentrer sur votre cœur de métier. Et ce ne sont pas les autres raisons qui manquent. Découvrez-les.
Une nette réduction des dépenses
Le premier avantage d’opter pour les services d’une agence d’assistance virtuelle est la réduction des dépenses. En effet, un assistant virtuel affiche un coût de prestation moins cher que le salaire d’un assistant en local. Vous faites de l’économie également sur le plan logistique et fiscal.
- Pas besoin de local
Comme son nom le mentionne, une agence d’assistance virtuelle travaille à distance. De ce fait, vous n’avez nullement besoin d’aménager un local pour votre volet assistance. Vous vous dispensez des mensualités sur le loyer et d’une éventuelle construction de nouveaux bureaux. Grâce à cette externalisation, vous pouvez élargir votre activité avec l’économie que vous réalisez.
- Pas de contrainte matérielle
En optant pour les services d’une agence d’assistance virtuelle, vous n’avez besoin que de peu de logistiques. On parle ici des bureaux, des chaises, des étagères, des appareils informatiques, etc. Il en est de même pour les fournitures consommables telles que les papiers, les stylos, les encres d’imprimante… Sachez que le coût de l’installation et des équipements nécessaires à une équipe d’assistants virtuels peut aller jusqu’à des milliers d’euros.
Notons que l’assistanat virtuel demande l’utilisation des logiciels qui sont souvent payants. En tant que professionnelle, une agence d’assistance virtuelle a sûrement déjà investi dans les licences nécessaires. Encore une fois de plus, vous réduisez le coût de votre investissement.
- Un avantage fiscal
En faisant appel à une agence d’assistance virtuelle, vous n’avez pas besoin de recruter un nouvel employé ni en CDI ni en CDD. Votre assistant virtuel propose ses services en tant que fournisseur. En principe, il s’agit d’une prestation payée pour les heures ouvrées. Et évidemment, cela après présentation d’une facture. Vous êtes ainsi en mesure de déduire le service d’assistance de vos impôts.
Grâce à ce recrutement d’un non-salarié, vous n’avez pas à payer les éventuelles charges patronales comme :
· L’assurance maladie ;
· L’assurance vieillesse ;
· Les allocations familiales ;
· Les indemnités d’accidents de travail ;
· Les tickets restaurants, etc.
À terme, cette nette réduction des charges mensuelles représente une importante économie pour votre entreprise. N’hésitez pas alors à prendre contact avec une agence d’assistance virtuelle.
Un considérable gain de temps
Un de vos avantages en passant par une agence d’assistance virtuelle est le gain de temps. Il est à noter que la majorité des tâches quotidiennes d’une entreprise sont chronophages. D’où la pertinence d’un service d’externalisation.
En effet, une agence d’assistance virtuelle dispose des personnels qualifiés pour s’occuper :
· De la gestion des rendez-vous et des mails ;
· De l’administration des facturations ;
· Du classement des données numériques ;
· Des processus de prospection ;
· Du suivi client ;
· De l’organisation des réunions, etc.
En déléguant toutes ces activités importantes au fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez mieux vous concentrer sur votre activité. Sachez qu’un assistant virtuel peut même optimiser votre présence numérique ou votre e-réputation. Nécessaire à la pérennité de votre enseigne, cette dernière demande un grand investissement en temps.
Un expert à votre service
En faisant appel à une agence d’assistance virtuelle, vous profitez de toute son expertise. Si vous êtes une entreprise jeune, vous gagnerez rapidement en compétence grâce à ses conseils et ses points de vue sur votre activité.
- Des services de qualité
Une agence d’assistance virtuelle s’engage à assurer la qualité de ses services. Autrement dit, elle détient l’entière responsabilité des compétences de la personne qu’elle vous propose. Pour ce faire, ses collaborateurs bénéficient des formations régulières pour pouvoir répondre aux exigences des entrepreneurs.
Une agence d’assistance virtuelle propose des prestations suivant l’évolution de la technologie. L’utilisation des logiciels et applications de version récente garantit la qualité de ses services.
- Des conseils prodigués
Pour la réussite de votre entreprise, une vision extérieure s’avère être indispensable. En collaborant avec vous quotidiennement, l’agence virtuelle est à même de donner ses points de vue sur vos offres et les stratégies marketing que vous déployez. Elle va même jusqu’à proposer des idées innovantes.
Grâce à son expertise et à ses compétences pluridisciplinaires, une agence peut vous donner des conseils pour améliorer l’image de votre enseigne.
Quelle que soit l’expérience de votre entreprise, la collaboration avec une agence virtuelle vous fera monter en compétence, particulièrement en gestion. Profitez-en.
- Un champ d’intervention plus élargi
Une agence d’assistance virtuelle excelle généralement dans des domaines d’expertises variés. Elle peut s’occuper de diverses tâches ne faisant partie de vos compétences. Confiez-lui par exemple la correction de vos lettres administratives, la gestion de vos comptes sur les réseaux sociaux, etc.
Dans la majorité des cas, une agence d’assistance virtuelle dispose de toute une équipe de prestataires à spécialités diversifiées, à savoir :
· Développement Web ;
· Design ;
· Référencement SEO ;
· Organisation événementielle ;
· Création d’application…
En consultant votre agence virtuelle, vous n’êtes plus obligé de faire des annonces d’embauche en cas de besoin. Vous trouvez alors d’autres collaborateurs en peu de temps, sans avoir à passer par un cabinet de recrutement.
La réduction des risques de burn-out au travail
Trop de travail est synonyme de burn-out. Il s’agit d’un état de fatigue physique et mental dû à un excès de temps de travail. Ses symptômes sont les suivants :
· Stress ;
· Angoisses ;
· Mauvaise humeur ;
· Hypersensibilité et irritabilité ;
· Absence d’émotion ;
· Tensions musculaires, etc.
Pour éviter le burn-out, prenez du temps pour vous reposer régulièrement. Pourtant, en tant qu’entrepreneur acharné, vous ne vous permettez pas de ce luxe. Contactez sans attendre à une agence d’assistance virtuelle. Vous n’avez qu’à dresser une liste des tâches que vous souhaitez déléguer et celle-ci se charge du reste.
En faisant appel à une agence d’assistance virtuelle, vous vous donnez l’opportunité de prendre quelques jours de détente. Pourquoi ne pas vous détendre sur une belle plage ensoleillée, visiter des lieux qui vous passionnent… ? Précisons que même en dehors de votre bureau, vous pouvez avoir un œil sur le travail de votre assistant virtuel. Pour ce faire, il vous suffit de vous connecter à un réseau internet.
Les services d’une agence d’assistance virtuelle vous permettent également de consacrer plus de temps à votre famille, aux loisirs et aux activités sportives. Avec un temps de détente suffisant, vous profitez d’une bonne santé mentale et physique. De plus, vous augmentez votre productivité au travail.
La confidentialité des informations
Le principal souci des entrepreneurs en ce qui concerne les collaborateurs non-salariés est la confidentialité. Cependant, sachez qu’une agence d’assistance virtuelle œuvre dans le strict respect du RGPD ou Règlement général sur la protection de données. En effet, cet engagement est stipulé dans le contrat de prestation. C’est une garantie que vous n’aurez pas en optant pour un assistant virtuel indépendant.
L’assistant virtuel que l’agence met à votre disposition est tenu à ne pas divulguer les informations concernant vos activités, vos clients, vos partenaires, etc. Renseignez-vous alors sur la crédibilité de la boîte avec laquelle vous envisagez de collaborer pour éviter les mauvaises surprises.
Une option flexible
Un des avantages de passer par une agence d’assistance virtuelle est la flexibilité. Tout d’abord, celle-ci propose des horaires en fonction des besoins de ses clients. C’est un point dont vous pouvez profiter. Vous lui faites savoir les moments (heures, jours et mois) pendant lesquels vous souhaitez avoir un assistant virtuel.
Ce type de prestataire reste disponible même pour les tâches pendant les weekends ou les jours fériés. Les honoraires sont, quant à eux, modulables selon les urgences et la personnalisation des services.
La majorité des agences d’assistance virtuelle fixe leur tarif par heure. Cela vous donne la possibilité de ne pas renouveler un contrat de prestation en cas d’insatisfaction ou de baisse d’activité.
Une solution facile à trouver
Sur internet, il est désormais facile de dénicher une agence d’assistance virtuelle capable de répondre à vos attentes. Chacune tente de se démarquer des autres en mettant en avant leurs valeurs ajoutées. Celle qui propose des assistants virtuels polyglottes et disposant de plusieurs années d’expérience est la plus recommandée.
Vous pouvez profiter de cette concurrence pour contracter avec l’agence qui propose le tarif le plus compétitif. Par contre, un prix abordable ne va pas souvent de pair avec la qualité. De ce fait, privilégiez celle qui affiche le meilleur rapport qualité/prix. Le mieux serait de faire des comparaisons en demandant des devis sans engagement.
Bref, les services d’une agence d’assistance virtuelle répondent aux besoins des entrepreneurs qui se sentent surchargés. Celle-ci se charge de la réalisation des tâches quotidiennes, nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
Gestion des mails et des rendez-vous, classification des données, planification des publications… sont les missions que peut faire un assistant virtuel. Gagnez du temps et faites de l’économie grâce à ses prestations. Choisissez minutieusement l’agence avec laquelle vous allez collaborer.