Quelles sont les tâches qui peuvent être confiées à un assistant virtuel ?

Pour que vous ayez suffisamment de temps à consacrer au développement de votre entreprise, confiez certaines tâches chronophages à un assistant virtuel. Solution économique et efficace, les services de ce dernier vous font gagner en productivité. Pourquoi ne pas en profiter ?

Mais quelles sont les missions à déléguer à un assistant virtuel ? Est-ce fiable ? Découvrez toutes les réponses dans cet article.

Les tâches administratives à déléguer à un assistant virtuel

Nombreuses sont les tâches administratives quotidiennes qui peuvent parfois ralentir le rythme de travail d’un entrepreneur. En voici quelques-unes que vous pouvez confier à un assistant virtuel :

La gestion de votre emploi du temps

L’embauche d’un assistant virtuel est la meilleure solution pour gérer votre emploi du temps. En effet, ce prestataire à distance s’occupe de votre agenda, hebdomadaire et mensuel. Il trouve les créneaux disponibles pour les éventuels rendez-vous, dîners d’affaires, etc. Grâce à sa capacité à négocier, il se charge des reports et annulations des dates fixées.

N’hésitez pas à lui confier également la réception de vos appels téléphoniques. Cela vous permet de mieux accompagner vos clients. En plus du gain de temps, les services d’un assistant virtuel vous permettent aussi d’attendre à une nette montée en efficacité.

Pour une collaboration à distance efficace, utilisez Google Agenda. Il s’agit d’un outil en ligne qui vous permet d’affecter la gestion intégrale de vos plannings à votre assistant virtuel. Utilisable sur un Smartphone et une tablette, vous pouvez l’ouvrir même pendant vos déplacements.

La gestion et le tri des mails

Certes, la gestion et le tri des mails sont des tâches pouvant être qualifiées de chronophages, mais qui sont indispensables. Voilà pourquoi il est plus judicieux de les confier à un assistant virtuel, surtout si vous vous sentez débordé.

La lecture et la réponse des mails font partie des attributions d’un assistant virtuel. Ce dernier se charge de l’ensemble de la communication par mailing, qu’il s’agisse des offres, des commandes ou même des réclamations. Vous devez cependant lui communiquer au préalable toutes les spécificités de votre entreprise et de vos offres.

En tant que gestionnaire de la boîte mail de votre entreprise, un assistant virtuel s’occupe de la mise à jour du carnet d’adresses. Il rassemble toutes les informations concernant les prospects dans les mails afin d’établir une campagne emailing personnalisée. Il supprime les doublons et les contacts qui ne sont plus d’actualité.

Outlook est la messagerie qui convient le mieux aux professionnels. Il vous permet de communiquer en utilisant un nom de domaine propre à votre entreprise (ex : contact@votreentreprise.com). En ce qui concerne le CRM, nous vous recommandons Pipedrive pour gérer les mails clients. Vous pouvez confier à votre assistant virtuel la gestion de ces outils.

La comptabilité de l’entreprise

La comptabilité est une des tâches que vous pouvez déléguer à un assistant virtuel en cas de besoin. Ce dernier se charge de faciliter la gestion financière de votre entreprise. Vous pouvez lui confier la saisie comptable de vos factures d’achats. L’encodage des ventes figure également parmi les domaines de prédilection d’un assistant virtuel.

Un logiciel tel que Dougs facilite la tenue de votre comptabilité. C’est une application d’expertise comptable pour les TPE et les indépendants, qui génère automatiquement vos écritures comptable. Confiez sa gestion à un assistant virtuel pour avoir plus de temps pour votre cœur de métier.

Les tâches liées au webmarketing pour un assistant virtuel

Nombreuses sont les tâches webmarketing que vous pouvez déléguer à un assistant virtuel. En voici quelques exemples :

Établir la stratégie de contenu

Un assistant virtuel est en mesure de s’occuper de la création de votre stratégie de contenu. Cette externalisation vous permet de faire de l’économie en temps et en argent. Votre assistant virtuel vous aide dans l’adaptation de l’ensemble de votre communication sur les supports digitaux disponibles. Il vous conseille sur les manières de différencier votre enseigne des concurrents.

Un assistant virtuel dispose également des compétences nécessaires pour faire le suivi de votre audience sur les réseaux sociaux ou bien pour améliorer le référencement de votre site.

Pourquoi ne pas utiliser Hootsuite pour la gestion de vos contenus ? Celui-ci dispose d’un tableau de nord permettant d’administrer facilement vos comptes Facebook, LinkedIn, Twitter, Wordpress, Foursquare, etc. En le gérant à votre place, votre assistant virtuel peut s’en servir pour analyser vos présences sur Internet.

Créer les contenus

N’hésitez pas à confier à un assistant virtuel la création de vos contenus Web. Celui-ci peut rendre par exemple vos anciennes réunions ou conférences en une nouvelle publication. Il en est de même pour les messages et les commentaires sur les réseaux sociaux.

En bon rédacteur, votre assistant virtuel est à même de transcrire vos vidéos et audio en articles écrits. Et pourquoi pas l’inverse ? Confiez-lui la réécriture de vos anciens articles. Cela vous évite d’embaucher un ou plusieurs collaborateurs.

Evernote est une application dédiée à la prise de note. Votre assistant peut l’utiliser pour noter, planifier et organiser ses idées avant de créer des contenus. Sachez que cet outil peut faire des enregistrements vidéo qui seront ensuite retranscrits en articles écrits.

Réaliser des tâches techniques

En principe, la technologie est un des domaines de prédilection d’un assistant virtuel. De ce fait, ce dernier peut se charger des tâches techniques. On parle ici de certaines solutions d’automatisation des pratiques marketing qui pourront vous faire gagner du temps.

Un assistant virtuel est en mesure de manipuler l’outil Prospectin. Il s’agit d’une solution complète pour automatiser et optimiser vos prospections sur LinkedIn. Vous augmentez ainsi vos chances d’obtenir des leads qualifiés.

Concevoir les éléments graphiques

Un entrepreneur submergé par ses tâches quotidiennes manque souvent d’inspiration. C’est la raison pour laquelle il faut faire appel à un assistant virtuel. Ce dernier vous donne son avis sur vos visuels en utilisant un outil adapté.

Pour vos conceptions graphiques, nous vous recommandons Canva. C’est un outil intuitif facile à utiliser. Vous pouvez y travailler à distance avec votre assistant virtuel.

Planifier les contenus

Un assistant virtuel vous aide dans l’établissement d’un bon calendrier éditorial mensuel. En tant que community manager, il répond aux internautes sur les réseaux sociaux. Il planifie vos contenus afin d’optimiser la visibilité de votre marque.

En confiant la partie Webmarketing à un assistant virtuel, vous réduisez vos coûts d’investissement tout en gagnant en efficacité.

Les missions de SEO à confier à un assistant virtuel

Souvent chronophage, une stratégie SEO joue un rôle important dans la promotion et la vente d’un produit ou un service. Il est fort probable que l’assistant virtuel que vous venez de recruter soit également un spécialiste du référencement naturel. Voici les tâches SEO que vous pouvez confier à un assistant virtuel :

Rechercher des mots-clés

Un assistant virtuel est en mesure de définir et hiérarchiser les mots-clés idéals pour votre site. Il identifie également la meilleure structure pour ce dernier. La négligence de cette étape de votre stratégie de Webmarketing peut nuire à vos efforts marketing.

Pour la recherche des mots-clés, votre assistant virtuel utilise des outils comme :

· SEMRush ;

· Ubersuggest ;

· 1.fr ;

· Keywordtool ;

· KWFinder ;

· Wordstream ;

· Google KeyWord Planner ;

· SEOQuantum, etc.

Enregistrer les noms de domaine

L’enregistrement de noms de domaine est une étape du SEO qui demande beaucoup de temps, car les bonnes options sont souvent déjà prises. En faisant appel à un assistant virtuel, vous augmentez votre chance de faire le bon choix.

Votre assistant virtuel dresse une liste de noms domaines qui lui semblent pertinents. Il vous revient alors de choisir celui qui vous convient le mieux.

Optimiser les pages

Si votre site est bien positionné sur les moteurs de recherche, c’est surtout grâce à ses pages à la fois bien structurées et bien optimisées. Pour analyser les paramètres d’optimisation, nombreux outils sont disponibles pour ne citer que Dareboost, Browserstack, Hotjar, Pingdom, SEO SiteCheckup et Google Search Console.

L’optimisation des pages est une tâche complexe que vous pouvez laisser à un assistant virtuel. En plus de vous faire gagner du temps, cela rendra votre stratégie SEO encore plus efficace.

Surveillez régulièrement l’état de votre site avec SERanking. Ce dernier est un outil d’analyse complet que votre assistant virtuel peut utiliser pour :

· Suivre la position des mots-clés ;

· Contrôler des backlinks ;

· Analyser la concurrence ;

· Avoir un reporting professionnel automatisé, etc.

Étudier la concurrence

Un assistant virtuel peut se charger de l’analyse de la concurrence. Grâce à son expertise, il étudie leur environnement. Cette analyse ne concerne pas uniquement leurs offres, leurs stratégies marketing, les commentaires sur leurs publications et les canaux qu’ils utilisent.

En effet, il faut voir de près la morphologie de leurs sites Web ainsi que les mots qu’ils utilisent. Il en est de même pour tous les éléments qui leur ont permis d’avoir un excellent ranking sur Google ou les autres moteurs de recherche.

Pour analyser la concurrence, votre assistant virtuel peut se servir de Semrush. Ce dernier vous propose une solution complète, composée :

· De l’identification des principaux concurrents ;

· De l’étude des mots-clés ;

· De la construction du cocon sémantique ;

· De l’étude de la stratégie de contenu ;

· De l’analyse des backlinks ;

· Du maintien de positionnement.

Participer dans les forums

Nombreux sont les internautes qui choisissent les forums comme espaces pour interagir. Ils y posent des questions ou donnent des réponses sur des domaines divers. Sachez que les forums représentent aussi une excellente alternative pour obtenir des backlinks de qualité. Précisons que cette pratique n’est efficace que si votre présence sur le forum cible est très active.

Vu cette importance de la participation dans les forums, il serait plus judicieux de la déléguer à un assistant virtuel. Vous aurez ainsi plus de temps pour votre activité.

Votre assistant virtuel peut commencer par sélectionner les forums les mieux adaptés à votre objectif tout en gardant un œil sur votre charte éditoriale.

S’occuper du link building

Avec son expérience et son savoir-faire, un assistant virtuel peut se charger de votre linkbuilding de manière ponctuelle. Vous pouvez le lui confier sur le long terme pour acquérir régulièrement des backlinks de qualité. Il est à noter que trouver ce type de liens est devenu difficile.

Votre assistant négocie auprès des propriétaires de site afin d’obtenir des liens de retour. Pour y parvenir, il doit agir en bon négociateur.

Faites également confiance à votre assistant virtuel pour le maillage interne de votre site. Précisons que les liens internes permettent à ce dernier un bon positionnement. Voilà pourquoi il faut lier de manière optimisée vos pages.

Assurer la stratégie de content marketing

Dans la stratégie de content marketing, il y a la rédaction d’articles, de communiqués de presse, des contenus de blogs, etc. Ce sont des tâches que peut réaliser votre assistant virtuel. Avec un esprit créatif, celui-ci est à même de concevoir des petites vidéos à publier sur Youtube ou bien sur Slideshare. C’est une stratégie qui va donner plus de visibilité à votre marque.

Pour conclure, les missions qui peuvent être déléguées à un assistant virtuel ne se limitent pas aux tâches administratives. Effectivement, celui-ci est en mesure de s’occuper d’autres domaines tels que le Webmarketing et la stratégie SEO. En lui confiant ces tâches, vous gagnez du temps et vous pouvez mieux vous concentrer sur votre cœur de métier. Vous réduisez les risques de stress en vous donnant plus de temps à la détente et aux loisirs.